A ficha de cadastro de cliente, dentro do CRM (Customer Relationship Management) é uma das funcionalidades mais importantes que essa tecnologia oferece. Isso porque é por meio dessa ficha que poderão ser utilizadas os demais recursos que trarão as tão famosas vantagens e os benefícios proporcionados pelos softwares de CRM.
Sem dedicar-se primeiramente (e com assertividade) a transferir os dados de cada cliente para o sistema de CRM se torna inviável usufruir de outros importantes benefícios, como:
- Economia de tempo;
- Economia de gastos;
- Gerenciamento da carteira de clientes;
- Mais resultados;
- Mais organização;
- Maior possibilidade de clientes fidelizados e satisfeitos;
- Mais facilidade e chances de captação de novos clientes, entre outros.
Mas como deve ser feita uma boa ficha de cadastro no CRM?
Essa ainda costuma ser uma dúvida, principalmente, de quem está ainda se habituando a aproveitar de todas as facilidades que o CRM oferece. Quantos mais dados, melhor? Nem sempre…
Uma ficha de cadastro do cliente no sistema de CRM deve ter dados essenciais e informações diretas. Inserir, por exemplo, dados desnecessários e observações de maneira confusa podem comprometer a gestão que o próprio software faz da carteira de clientes de uma empresa, como: atualizações, emissão de alertas, feed backs e e-mails automáticos, entre outras ações. Com isso, corre-se o risco de as atividades automatizadas do CRM serem realizadas equivocadamente pelo sistema.
E esses tipos de erro podem gerar desde pequenas insatisfações de consumidores até conflitos ou mesmo a perda de parceiros. Assim, confira os dados e informações ideais que devem constar na ficha de cadastro de cada cliente:
O cadastro de clientes é uma parte essencial das vendas. Neste guia, você vai encontrar tudo o que procura sobre o assunto:
- Nome completo (Pessoa Física) Razão Social (Pessoa Jurídica);
- Nomes e departamentos dos contatos diretos da empresa ou negócio;
- Estado e Município;
- Endereço completo;
- Número do telefone principal;
- Números de eventuais telefones secundários;
- E-mails;
- Área de atuação;
- Porte e quantidade de funcionários;
- Produtos ou serviços adquiridos;
- Periodicidade dos pedidos;
- Histórico de Pagamentos;
- Fundação/aniversário; entre outros.
Com as informações citadas acima, o software de CRM já consegue, praticamente atender o cliente de forma automática, realizando ações como: envio de e-mails de agradecimento de compras, e-mails para lembrar da chegada da data de pedidos (no caso de clientes que compram com periodicidade da empresa), envio de boletos de cobrança, agradecimentos, informações importantes sobre a empresa (como o funcionamento ou não devido a alguma data festiva ou outras situações), avisos sobre promoções e ofertas, novidades, etc.
Como o CRM “atende” um cliente por você por meio da de cadastro
Vamos a um exemplo prático sobre tudo o que foi abordado até aqui. O cliente X compra de sua empresa determinada quantidade de produtos a cada dois meses.
Você, a sua equipe ou um funcionário responsável para conferir essas situações percebe que em determinado mês, em que esse mesmo cliente deveria fazer o pedido dos produtos, não o faz. Já temos uma situação onde o software do CRM prestou um tipo de atendimento, ao sinalizar que tal encomenda não foi feita.
Nesse caso, a empresa pode aguardar alguns dias e programar um contato por meio do CRM abordando o cliente sobre o pedido não feito. E de acordo com a resposta desse comprador, é possível tomar ações e traçar estratégias.
Caso seja um mês atípico para esse cliente assíduo, é possível indagá-lo para quando a empresa pode programar um novo pedido. Porém, se o consumidor estiver insatisfeito com o atendimento, medidas podem ser tomadas, com a ajuda dos recursos do CMR para reverter a situação, como oferecendo descontos que não impactarão na lucratividade da empresa ou mesmo mostrar a esse cliente as vantagens de continuar sendo um parceiro e os preços praticados pelos concorrentes.
Dessa forma, o cliente, com certeza, se sentirá bastante satisfeito com essa atenção dada a ele pela empresa e as chances de permanecer como um comprador fidelizado são grandes. Tais ações seriam muito mais difícil de serem tomadas, caso a empresa em questão não contasse com os recursos de um sistema de CRM.
Imagine levantar todas essas informações, formular ações e fazer com que as soluções chegassem tão rapidamente ao cliente X manualmente? Com certeza, toda essa situação levaria mais de 2 semanas para ser concluída – tempo que pode levar o cliente a não considerar mais as alternativas do fornecedor para permanecer comprando dele.
É exatamente isso que o atendimento feito com a tecnologia do CRM oferece: rapidez, agilidade e eficácia. Assim, estreita os laços com o cliente e acaba, geralmente, revertendo situações e o fidelizando.
Além disso, vale ressaltar que para um exemplo com um final assertivo e de sucesso, como foi dado, é essencial que a ficha de cadastro do cliente esteja devidamente registrada no sistema.
- Mais benefícios práticos proporcionados pela ficha do cliente no CRM;
- Permite conhecer melhor o cliente;
- É alertado quase que instantaneamente sobre comportamentos atípicos dos clientes;
- Possibilita reverter rapidamente problemas e, assim, fidelizar o consumidor;
- Auxilia na captação de novos clientes;
- Contribui para analisar possíveis descontos a serem concedidos aos clientes e outros.
Reveja as fichas de cadastro!
Percebeu as vantagens de contar com um sistema de CRM em uma empresa e como essa tecnologia facilita muito o atendimento dos clientes? Mas, como mencionado, para que tudo funcione bem e a favor do consumidor e do fornecedor, é preciso manter a ficha de cadastro cliente corretamente preenchida no sistema.
É hora de iniciar o trabalho, então. Caso a empresa venha percebendo que os recursos do seu CRM não têm oferecidos os resultados almejados, o problema pode estar exatamente em como foi feita a ficha do cliente.
Assim, é fundamental rever os cadastros da base de consumidores e aplicar as dicas oferecidas no inicio do material às fichas dos clientes. O trabalho pode ser até um pouco cansativo, mas tenha em mente que ele será feito apenas uma vez ou, no máximo, uma vez ao ano – isso porque a maioria dos softwares fazem as atualizações de dados de forma automatizada.
Não perca clientes e nem oportunidades de bons negócios por equívocos que podem ser facilmente corrigidos, como completar e melhorar a ficha cadastro de cada cliente. Dessa forma, a empresa ganha tempo e pode se dedicar mais a desenvolver estratégias para aumentar as vendas e captar novos clientes, enquanto o “atendimento” dado pelo CRM aos consumidores ativos é gerenciado, em grande parte, pelo próprio sistema.
